Unternehmerportal
ESt-Portal
Termin buchen

Tipps zu fehlenden Buchhaltungsbelegen

Wir wissen, wie mühsam und nervig es sein kann, ständig Belege zu sammeln und nachzureichen.

Es ist eine der weniger erfreulichen Aufgaben im Geschäftsalltag, die oft als lästig empfunden wird. Doch so frustrierend es auch sein mag, Steuern sparen beginnt genau hier: mit der sorgfältigen Dokumentation und Aufbewahrung von Belegen zu all Ihren Ausgaben. Ohne vollständige Belege kann der Nachweis für steuerlich abzugsfähige Ausgaben schwer werden, und das kann letztendlich bares Geld kosten.

Wir verstehen, dass niemand gerne Zeit damit verbringt, nach fehlenden Belegen zu suchen. Deswegen haben wir einige praktische Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, diesen Prozess zu vereinfachen und den Überblick zu behalten. Damit wird das Sammeln und Verwalten von Belegen hoffentlich ein Stück weniger nervenaufreibend.

Nutzen Sie Tools wie Invoicefetcher oder GetMyInvoice:

Diese Tools helfen Ihnen dabei, Belege automatisch von verschiedenen Plattformen und Anbietern zu sammeln. Sie verbinden sich mit Ihren Online-Konten und laden die Rechnungen direkt herunter, sodass Sie diese nicht manuell suchen müssen. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko, dass Belege verloren gehen. Weitere Informationen und Unterstützung finden Sie auf unserer Seite Finanzbuchhaltung/ERP.

Vereinbaren Sie Kleinbetragsgrenzen:

Um den Aufwand für die Nachforschung nach Belegen zu minimieren, können Kleinbetragsgrenzen festgelegt werden. Für Beträge unter dieser Grenze würden dann keine fehlenden Belege mehr angefordert. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und vereinfacht den Prozess. Es ist eine gute Idee, passende Grenzen festzulegen und sich individuell beraten zu lassen.

Erstellen Sie einen Eigenbeleg, wenn kein Beleg vorhanden ist:

Ein Eigenbeleg dient als Ersatz für fehlende Quittungen oder Rechnungen. Er wird vom Unternehmer selbst erstellt, um Ausgaben nachzuweisen, für die kein offizieller Beleg vorhanden ist (z.B. Trinkgelder) oder wenn der Originalbeleg verloren gegangen ist. Eigenbelege sollten jedoch nur in Ausnahmefällen genutzt werden, auch um keine Skepsis beim Finanzamt hervorzurufen. Wichtig ist, dass alle relevanten Informationen auf dem Eigenbeleg enthalten sind, wie der Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers, Art der Aufwendung, Datum, Rechnungsbetrag, Grund für die Erstellung und die Unterschrift des Zahlenden. Eine Vorlage für einen Eigenbeleg finden Sie hier. Beachten Sie, dass es mit einem Eigenbeleg keinen Vorsteuerabzug gibt.

Scannen Sie Belege direkt nach Erhalt:

Nutzen Sie die von DATEV kostenlos zur Verfügung gestellten Tools, um Belege sofort zu digitalisieren. Mit „Upload Mobil“ können Sie Belege direkt mit Ihrem Telefon scannen und hochladen. „DATEV Upload Mail“ ermöglicht es Ihnen, Belege, die Sie per E-Mail erhalten haben, direkt an Unternehmen Online weiterzuleiten. Der „Belegtransfer“ erlaubt das automatische Hochladen von Belegen in Ihrem Unternehmen. Diese Tools sind äußerst praktisch und helfen, den Überblick über Ihre Belege zu behalten. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite Tools für unsere Zusammenarbeit – Unternehmer.

Durch diese Maßnahmen können Sie Ihre Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten und sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Wenn Sie weitere Fragen oder Beratungsbedarf haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.