Digitalisierung im Detail – die wichtigsten digitalen Helferlein für Ihren Betrieb

Digitalisierung und kein Ende – und das ist gut so. Effiziente – möglichst automatisierte – Arbeitsprozesse sind nicht zuletzt ein wichtiger Teil der Lösung des Mitarbeitermangels.

Muss das alles digital sein? Nicht unbedingt – natürlich soll die Digitalisierung „mit Hirn“ passieren. Je nach Branche sind die Möglichkeiten der Digitalisierung unterschiedlich.

Wir stellen Ihnen insbesondere digitale Helferlein vor, die Ihren Verwaltungsaufwand verringern – damit mehr Zeit für die „echte“ Arbeit bleibt.

1. Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Nicht selten werden Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Angebot oder Stundenzettel schon digital abgelegt – z.B., weil Sie eine (Branchen-)Software nutzen. In den meisten Unternehmen ist die Ablage allerdings meist „hybrid“ – manches ist im Rechner, dort aber in verschiedenen Programmen, manches noch auf Papier. Da bleibt das Suchen nicht aus. Stellen Sie um auf e i n Ablagesystem, das alles an einem Ort gut durchsuchbar speichert, so findet jeder sofort alles. Insbesondere, wenn Sie junge Mitarbeiter ansprechen wollen: Papier ist out. Wählen Sie ein DMS in der Cloud, können Sie und Ihre Mitarbeiter von überall zugreifen – Stichwort: Homeoffice und Außendienst.

Lösungen gibt es für jede Betriebsgröße – für Einpersonenbetriebe kann das ein günstiger Cloud-Speicher sein: Dropbox, Next-Cloud oder One-Drive von Microsoft. Auch StarFinder bietet tolle Möglichkeiten. Für größere Unternehmen empfiehlt sich ein DMS wie ELO oder Docuware. Der Vorteil: Diese Systeme haben meist Schnittstellen zu Ihren Systemen und auch den Systemen Ihres Steuerberaters.

• Online-Terminkalender

Terminvereinbarung oder Telefon oder Mail endet oft im „Pingpong“ – mehrere Kontakte sind notwendig, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Über Online-Terminsysteme wie Calenso, Terminland oder Bookings von Microsoft können sich Ihre Kunden einfach online einen Termin buchen. Dabei bestimmen Sie natürlich, welche Termine online buchbar sind. Für Video-Meetings sind diese Tools zu zoom oder go to meeting anbindbar.

• Digitale Unterschrift

Wenn Sie von Ihren Kunden Unterschriften z.B. für Lieferverträge oder Angebotsannahmen benötigen, sparen Sie über Tools zur digitalen Unterschrift den lästigen Postweg bzw. persönliche Termine nur wegen der Unterschrift.

Programme wie Adobe Sign, DocuSign oder FPSign können oft sogar in Ihr DMS (siehe oben) integriert werden.

• Kalender und Auftrags-/Aufgabenmanagement

Als Handwerker haben Sie vielleicht eine professionelle Baustellen-Planungssoftware? Als Ärztin sicher einen Terminkalender. Sobald Sie im Team arbeiten, brauchen Sie einen Kalender, der für alle jederzeit einsehbar ist. Auch über das Handy von unterwegs. Das ist heute mit Outlook und Co. auch kein Problem mehr. Wer im Unternehmen gerade welche Projekte oder Aufgaben mit welcher Terminierung zu erledigen hat, ist meist nicht so einfach zu sehen. Insbesondere, wenn die Aufgaben zeitlich oder inhaltlich voneinander abhängen, geht schnell der Überblick verloren. Sie können auf Ihre Branchensoftware zurückgreifen? Wunderbar – nutzen Sie diese Möglichkeit. Ansonsten können Programme wie Meistertask oder Trello den Überblick vereinfachen. Terminierung und Erinnerungsfunktionen inklusive.

• Moderne Kommunikationstools

Wie oft „fluchen“ wir über den „Telefon-Terror“ oder die „Mail-Flut“. Das geht auch anders. Für die interne Kommunikation (auch hier wieder Stichwort Homeoffice und Außendienst) sind Chat-Systeme eine große Vereinfachung. Tatsächlich regeln Sie als Handwerker wahrscheinlich schon einen Teil der Kommunikation über WhatsApp. Das eignet sich allerdings kaum für datenschutzrechtlich sensible Kommunikationen. Wire oder Teamwire sind DSGVO konform. MSTeams ist im Wesentlichen DSGVO-konform und wird von vielen Unternehmen bereits genutzt.

Und die Telefonanlage darf natürlich auch modern digital sein. Weiterleitungen ins Homeoffice oder aufs Handy sind heute von außen gar nicht mehr sichtbar. Und viele Telefonanlagen liefern den TeamChat sogar schon mit.

Fazit: Digital geht schon mehr als gedacht

Auch, wenn immer auf die langsame Digitalisierung geschimpft wird – für Ihren Büro- und Unternehmensalltag gibt es mittlerweile gute Lösungen, die Arbeitszeit sparen und den Überblick über Ihre Unternehmensprozesse bieten. Bestimmt hat Ihre Branchenzeitschrift eine „EDV-Ecke“. Überblättern Sie diese nicht, sondern gehen Sie die Digitalisierung aktiv an.