Rund um die Inventur – die 5 W

Wegen Inventur geschlossen

Dieses Schild liest man häufig am Jahresende, und auch wenn sie nicht gerade zu den beliebtesten Aufgaben gehört, ist die Inventur ein notwendiger und wichtiger Bestandteil der Kaufmannspflichten.

1. Was ist eine Inventur?

Bei der Inventur handelt es sich um eine lückenlose, mengen- und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Bekannt ist insbesondere die körperliche Inventur, eine Art der Inventur, bei der Warenbestände und das Anlagevermögen gezählt bzw. gewogen, gemessen oder geschätzt werden. Das Ergebnis ist das sogenannte Inventar, das neben der Menge auch den Zustand jeder einzelnen Position enthält.

2. Warum führt man eine Inventur durch?

Zunächst liegt es im eigenen Interesse, festzustellen, ob das Inventar mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt. Treten beispielsweise regelmäßig Abweichungen auf, kann dies ein Indiz für eine unsaubere Bestandsführung oder für Schwund und Diebstahl sein.

Fehlbestände wirken sich weiterhin negativ auf betriebliche Prozesse aus und können beispielsweise zu Produktionsengpässen oder Lieferverzug führen. Daneben hilft die Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen, Schulden, Verbindlichkeiten und Forderungen Unternehmen dabei, ihre finanzielle Situation gut einschätzen zu können. Hierdurch können etwaige Fehlentwicklungen rechtzeitig aufgedeckt werden, weshalb eine Inventur auch als Frühwarnsystem gesehen werden kann.

3. Wer muss eine Inventur durchführen?

Zur Durchführung einer Inventur sind nur „Kaufleute“ verpflichtet. Hierzu zählen Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches fallen und eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufstellen müssen.

Sowohl Freiberufler als auch sämtliche Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, müssen von Gesetzes wegen keine Inventur vornehmen.

4. Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Die gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Inventur besteht zu folgenden Zeitpunkten:

• Gründung eines Unternehmens
• Übernahme eines Unternehmens
• bei Betriebsaufgabe oder Veräußerung eines Unternehmens
• zum Ende eines jeden Geschäftsjahres

5. Wie wird die Inventur durchgeführt?

• Die Bewertung von fertigen und unfertigen Erzeugnissen muss anhand der Herstellungskosten erfolgen. Wie die Herstellungskosten und der Fertigstellungsgrad ermittelt wurden, muss aus den Inventurunterlagen hervorgehen.
• Auch Hilfs- und Betriebsstoffe sind Bestandteil einer Inventur. Gegenstände wie Heizöl, Verpackungsmaterial oder Benzin müssen einzeln erfasst werden, sofern ihr Wert erheblich ist.
• Haben Sie Kommissionsware erhalten, ist diese nicht im Bestand zu führen, da sie nicht Eigentum Ihres Unternehmens ist. Anders sieht es aus, wenn Sie selbst Kommissionswaren hingegeben haben. Dann sind sie in die Inventur aufzunehmen oder mittels Bestandsnachweis des Kommissionärs nachzuweisen.
• Auch Waren mit geringem oder keinem Wert sind aufzunehmen. Bei der Bewertung wird ein Abschlag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorgenommen, oder es wird der Wert „null“ herangezogen.
• Ist bestellte Ware zu Ihnen unterwegs, so ist sie auch Bestandteil der Inventur. Haben Sie beispielsweise für eine Ware bereits die Rechnung erhalten und verbucht, muss eine Erfassung im Bestand erfolgen, auch wenn die Ware körperlich noch gar nicht eingetroffen ist. Haben Sie eine Ware verkauft, den Erlös erfasst, aber noch keine Zahlung erhalten, darf die Ware bei der Inventur nicht mehr berücksichtigt werden.
• Das Bestandsverzeichnis muss auch sämtliche beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens enthalten. Hierunter fallen zum Beispiel Fahrzeuge, Maschinen oder die Geschäftsausstattung.

Eine körperliche Bestandsaufnahme ist nicht erforderlich, wenn ein Anlagenverzeichnis mit sämtlichen Zu- und Abgängen geführt wird. Geringwertige Wirtschaftsgüter sollen in einem separaten Verzeichnis geführt werden und zählen nicht zum Bestand. Leasinggegenstände sind hingegen Bestandteil des Anlagenverzeichnisses, sofern sie dem Leasingnehmer zuzurechnen sind.

Das Anlagenverzeichnis muss für jeden Gegenstand enthalten:

• Bezeichnung
• Bilanzwert zum Bilanzstichtag
• Anschaffungs- oder Herstellungsdatum
• Nutzungsdauer
• jährlicher Abschreibungsbetrag
• Datum des Zugangs bzw. Abgangs

Forderungen, Verbindlichkeiten und immaterielle Vermögensgegenstände können nicht durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Wiegen oder Messen) ermittelt werden. Sie müssen daher einer Buchinventur unterzogen werden. Dies bedeutet, dass ein Nachweis durch geeignete Dokumente erfolgen muss.