Strengere Nachweispflichten im Arbeitsverhältnis – Nehmen Sie Ihre Arbeitsverträge unter die Lupe
Prüfen Sie als Arbeitgeber, ob Nachbesserungsbedarf besteht:
Bereits am 1. August 2022 ist die Arbeitsbedingungsrichtlinie der EU in Kraft getreten, die erhebliche Neuregelungen im Nachweisgesetz und in anderen Gesetzen mit sich bringt. Es werden nun einerseits die bereits bestehenden Nachweispflichten erweitert und ergänzt, andererseits weitere Mindestanforderungen an bestimmte Arbeitsbedingungen festgelegt.
Die bislang geltenden Fristen zur Erbringung des Nachweises werden verkürzt. Werden die Fristen nicht eingehalten, oder wird der Nachweis seitens des Arbeitgebers nicht richtig erbracht, drohen nun empfindliche Sanktionen für Arbeitgeber. Verstöße gegen das Nachweisgesetz können mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 € geahndet werden.
Folgende Punkte sind neben den bisher bereits schriftlich festzuhaltenden Angaben jetzt unter anderem erforderlich:
• das Enddatum bei einem befristeten Arbeitsverhältnis
• Angaben zur Dauer einer Probezeit
• sowie Informationen über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
• Darüber hinaus sind Angaben zur vereinbarten Arbeitszeit, zu Ruhepausen und Ruhezeiten und ggf. zum Schichtsystem oder zur Arbeit auf Abruf ebenso erforderlich wie die Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden.
Wesentliche Neuerungen gibt es auch bei Kündigungen.
Neben den Angaben zur Kündigung muss zusätzlich zur bereits bislang anzugebenden Kündigungsfrist nunmehr auch das (für Arbeitgeber und Arbeitnehmer) beim Ausspruch einer Kündigung einzuhaltende Verfahren inkl. Frist für die Erhebung der Kündigungsschutzklage festgehalten werden.
Für die zu erbringenden Nachweise ist die Schriftform erforderlich, d.h., die digitale Form reicht nicht aus. Sie sind als Arbeitgeber verpflichtet, den Nachweis schriftlich vorzulegen, zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen.
Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August.
Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen nachgereicht werden.
Beschäftigte, die vor dem 1. August eingestellt wurden, müssen nur dann schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.
Es gibt keine Übergangsfristen!
Insofern sollten Sie Ihre Arbeitsverträge im Hinblick auf diese Änderungen überprüfen und gegebenenfalls neu anfertigen lassen. Sollten Sie bislang keine schriftlichen Arbeitsverträge oder gar nur eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen verwenden, ist es nun aller höchste Zeit, schriftliche Arbeitsverträge abzufassen.
