Überlegen Sie kurz, wie es in Ihrem Büro-/ Betriebs-Alltag aussieht: Sind Sie eher der „Krake“, der die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen?
Dieses Phänomen ist auch als MILS-Effekt bekannt: Mach Ich Lieber Selbst;-)
Wie werden Sie zum „Leitwolf“, der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert?
Diese drei Schritte helfen Ihnen, erfolgreich zu delegieren
Schritt 1: Die Vorbereitung
Nicht nur in der Küche, auch bei der Delegation liegt das Geheimnis des Erfolgs in der Vorbereitung!
Die 6 W Methode eignet sich dabei hervorragend dazu, alle notwendigen Vorüberlegungen im Rahmen einer Delegation anzustellen.
- Was?
Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll. - Wer?
Neben der fachlichen Qualifikation, die für den Aufgabenbereich gebraucht wird, muss der Mitarbeiter aber fast immer auch persönliche Fähigkeiten mit bringen.
- Wann?
Diese Frage hat zwei Dimensionen: Ab wann soll der Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen? Und woher kommt die Zeit, in der die Aufgabe erledigt werden soll (Überstunden)? - Womit?
Welche Hilfsmittel stehen dem Mitarbeiter zum Lernen und zur Erledigung der neuen Aufgabe zur Verfügung? Ist eine Fortbildung notwendig? - Wie?
Im Wesentlichen soll der Mitarbeiter selbst entscheiden wie er die Aufgabe löst. Gerade bei neuen Aufgaben sollten Sie aber auch hier unterstützen. Das Motto: So selbständig wie möglich. - Warum?
Überlegen Sie sich zum Schluss noch mal folgende Fragen:- Warum diese Aufgabe?
- Warum dieser Mitarbeiter?
- Warum jetzt?
Eine gute Vorbereitung auf diese Fragen macht es Ihnen leicht, dem Mitarbeiter ein schlüssiges Konzept vorzulegen. Je besser Ihr Mitarbeiter über die Hintergründe Bescheid weiß, desto eher erkennt er auch seine eigene Perspektive.
Schritt 2: Das Delegationsgespräch
Die 6 W´s leiten Sie auch durch das Gespräch, das immer statt finden muss – auch wenn es nur 5 Minuten sind. Der Sinn des Gesprächs ist es, den Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren.
Hier noch ein paar Tipps:
Bei der Beschreibung des „Was?“ sollten Sie auf jeden Fall den Mitarbeiter die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen lassen. Sie vermeiden so Missverständnisse.
Zum Punkt „Wann?“ empfehlen wir Ihnen sich die Zeiten des Mitarbeiters vor dem ersten Delegationsgespräch anzusehen. Auf das Argument Ihres Mitarbeiters: „Wann soll ich denn…“ sind Sie dann schon vorbereitet.
Sprechen Sie nur von „Zusatzarbeiten“ wenn Sie das auch genau so meinen! Wörtlich übersetzt in die Sprache Ihres Mitarbeiters heißt das „Überstunden“.
Schritt 3: Kontrolle
Der dritte Baustein zum Erfolg ist die Kontrolle. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei nach und nach in die „Freiheit“ entlassen. Je nach Aufgabe und „Delegationsstufe“ (Ausbildung, Betriebszugehörigkeit) können Sie die Kontrolle lockern, aber nie völlig weg lassen!
Tipps:
Für das nächste Gespräch wird der Termin immer gleich am Ende des vorherigen Gespräches fest gelegt.
Schwierige Aufgaben werden in mindestens drei „Pakete“ aufgeteilt. Zwischenkontrolle ist hier wichtig!
