Freuen Sie sich schon auf die anstehenden Urlaubstage? Auf eine entspannte Zeit abseits von der Alltagshektik? Damit die Erholung tatsächlich gelingt, sollten Sie im Vorfeld die Weichen stellen. Wenn Sie den Fehler vermeiden zu spät mit den Urlaubsvorbereitungen zu beginnen, ersparen Sie sich unnötigen Stress.
1. Bennen Sie eine Urlaubsvertretung
Ihre Weitsicht ist gefragt: Verzichten Sie darauf, Ihren Terminkalender in den letzten Tagen vor Ihrem Urlaub voll zu packen. Planen Sie Luft für Unvorhergesehenes ein und bearbeiten Sie vorrangig Sachverhalte, die Sie nicht delegieren können oder möchten. Klären Sie rechtzeitig mit Ihren Mitarbeitern, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt und wer für die unterschiedlichen Bereiche zuständig ist. Vermeiden Sie den Fehler, einseitig einen Stellvertreter zu bestimmen. Halten Sie mit Ihrem „Auserwählten“ zuvor Rücksprache, ob er bereit ist, die Vertretung zu übernehmen. Besprechen Sie die zu übernehmenden Aufgaben zeitig. Gibt es vereinbarte Sonderkonditionen oder Terminabsprachen, die Sie getroffen haben? Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Zeit für offene Fragen bleibt.
2. Klare Absprachen erhöhen Ihren Erholungsfaktor
Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist wichtige Geschäftspartner vorab über Ihren Urlaub zu informieren – das kann die Arbeit Ihrer Vertreter erleichtern. Vergewissern Sie sich, dass Telefonanrufe, Mails und die Post zielgerichtet weitergeleitet werden. Beim Mailverkehr ist eine automatische Abwesenheitsnotiz hilfreich. Darin informieren Sie über Ihre Abwesenheitsdauer und Vertreter. Klären Sie mit Ihrem Sekretariat, in welchen Ausnahmefällen Sie im Urlaub erreichbar sind. Das sorgt für ein gutes Gefühl und Sie brauchen sich tatsächlich keine Sorgen zu machen – andernfalls würden Sie ja kontaktiert. Wie wäre es, wenn Sie dabei Ihren „offiziellen Urlaub“ um ein, zwei Tage verlängern? Dann können Sie Ihre Arbeitsbelastung nach Ihrer Rückkehr selbst ein wenig steuern und zunächst dringliche Dinge mit etwas mehr Ruhe angehen.
3. Im Falle der Fälle – der Notfallplan
Nicht fehlen sollte ein übersichtlicher Notfallplan. Erstellen Sie hierzu eine Checkliste nach dem Motto „Was ist zu tun, wenn…“. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis schon häufig bewährt – zu Urlaubszeiten, aber auch bei kurzfristigen Krankheitsausfällen. Wenn sich dadurch störende Telefonanrufe in Ihrem Urlaub erübrigen, hat sich Ihre „To-do-Liste“ schon gelohnt.
Sie werden schnell merken, dass Ihre rechtzeitige Vorsorge Ihre Urlaubsvorfreude und die Urlaubslaune steigert – schließlich wissen Sie Ihr Unternehmen jetzt auch im Krisenfall gut aufgestellt. Wenn es Ihre Zeit zulässt, sollten Sie das gute Gefühl auch nach Ihrer Rückkehr weiterleben. Wie wäre es, zwischen Urlaubsende und Arbeitsbeginn einen kleinen Zeitpuffer einzubauen? Ein Arbeitsbeginn am Dienstag oder Mittwoch ermöglicht Ihnen einen sanften Übergang nach dem Urlaub und Sie finden Schritt für Schritt wieder in Ihren Arbeitsrhythmus. Und jetzt – schönen Urlaub!
